Papierloses Büro (1): Yep zum Schnäppchenpreis

Seit Anfang Januar passe ich sukzessive meinen Arbeitsgewohnheiten an, um die alltäglich anfallende Papiermenge bewältigen zu können. Von Zeitungsartikeln, die man irgendwann mal einsetzen könnte, über Entschuldigungen, Arbeitsblätter, Konferenzprotokollen und Schülerarbeiten kommt da einiges zusammen. Ziel ist es, die Papierflut möglichst effektiv so zu verarbeiten, dass man im Bedarfsfall schnell wieder darauf zugreifen kann.

Anlass für den heutigen Einstieg in die Artikelserie zum Thema „papierloses Büro“ ist ein aktuelles Angebot bei Maczot: Das einfach zu bedienende Dokumentenmanagementtool Yep! gibt es dort heute zum Schnäppchenpreis.

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Statt 34 USD sind im Rahmen der heutigen Maczot-Aktion nur 19,95 USD, also gerade einmal rund 13,00 EUR, fällig. Eine Beschreibung des (leider) nur für den Mac erhältlichen Programms liefert Carsten Schabacker. Ich verwende (noch) das mächtige DEVON think, über das ich in einer der nächsten Folgen berichten werde. Yep! werde ich mir über die Osterfeiertage aber genauer anschauen.

4 Replies to “Papierloses Büro (1): Yep zum Schnäppchenpreis”

  1. Tja, da versuchen wir beide das gleiche. Ich habe mir allerdings keine Extrasoftware zugelegt, sondern einen Dokumentenscanner (siehe hier: http://www.fujitsu.com/emea/products/de/scansnap/for-pc/).
    Das Teil scannt wirklich zuverlässig und recht schnell. Ich lege alle Dateien als PDF (im Lieferumfang enthalten) ab. Durch das OCR-Programm (auch im Lieferumfang) sind die PDFs voll durchsuchbar. Im Hintergrund habe ich ein Indexprogramm (x-Friend) laufen, so dass ich meine Dateien immer schnell finde.
    Um wirklich papierlos zu werden, schmeisse ich anschließend alles weg, außer wirklich wichtige Papiere. Mit einem Stempel markiere ich die wichtigen Papiere (Nummer) und hefte anschließend alles (quasi ungeordnet nach Themen) in einen Ordner. Ãœber die Nummer finde ich meine Unterlagen recht schnell.
    Es kostet einiges an Ãœberwindung die Papiere wirklich zu entsorgen, aber es geht. Entscheidend sind dann allerdings Sicherheitskopien!
    Bin gespannt, wie das bei dir funktioniert!

  2. Von den Autoren von Yep gibt es das Programm Leap. Es arbeitet mit Tags und hat eine großartige Vorschau. Ich werfe alle Dokumente nur noch monatsweise in Ordner und verschlagworte sie anschließend. Kann ich nur empfehlen, insbesondere wenn
    Mit DevonthinkPro arbeite ich inzwischen nicht mehr, es dauert einfach zu lange, bis ich eine gescheite Ordnerstruktur aufgebaut habe, bis das automatische einsortieren halbwegs funktioniert. Mal sehen, was DT 2 bringt.

  3. ich kann auch onenote2007 von microsoft empfehlen. das programm fungiert als notitzbuch, aktenableger, hat auch suchfunktionen und ist recht übersichtlich. das programm ist beim neuen office 2007 dabei.
    anfangs wusste ich nicht genau, was ich damit anfangen soll. wer es hat, solle mal ein paar blicke riskieren. ob sich eine gesonderte anschaffung lohnt, möchte ich fast bezweifeln, dafür ist das programm zu teuer.

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