Benutzerfreundliche IT in der Schulverwaltung

Im vergangenen Frühjahr habe ich mich in das Stundenplanprogramm Untis eingearbeitet und komme – dank mitunter sehr qualifizierter Fortbildungsveranstaltungen – auch gut damit zurecht. Im Spätsommer folgte eine Umstellung des Schulverwaltungsprogramms von IBIS auf Hera. Die Daten ließen sich zwar relativ unproblematisch übernehmen, doch bis alle administrativen Prozesse – vom Ausstellen der Schulbescheinigung über das Schreiben „blauer Briefe“ bis zum Zeugnisdruck – vom Programm unterstützt werden, dauert es noch etwas.

Hauptursache ist für mich die mangelhafte Dokumentation dieser Programme: Die Handbücher von Untis und Hera sind sehr technisch gehalten und beschreiben stoisch jeden Bildschirmdialog und jedes Eingabefenster. Diese Herangehensweise mag im Sinne eines Referenzhandbuchs durchaus sinnvoll sein – für den schulischen Alltag indes erscheint sie mir äußerst ungeeignet.

Was Sekretärinnen, Schulleiter und Lehrer brauchen ist eine Anleitung in Form eines Kochbuchs: „Ich möchte ein Zeugnis schreiben – was muss ich tun?“

Das Referenzhandbuch als solches wird dann gar nicht mehr benötigt, wenn man konsequent daran arbeitet, alle Eingabefenster in der Online-Hilfe zu dokumentieren.

Pedav, der nordrhein-westfälische Untis-Vertrieb, macht sich dieses Konzept in den „Untis Planungshilfen“ zu Nutze, die man kostenlos auf der Homepage einsehen kann. In diesen 2-15-seitigen Anleitungen wird die Vorgehensweise für einzelne Problemfragen vorgestellt.

Ich würde mich freuen, wenn die Sammlung auch in Zukunft weiter ausgebaut wird oder gar – man darf ja mal träumen – wenn gleich ein ganzes Handbuch nach diesem Konzept strukturiert wäre.

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