In regelmäßigen Abständen werden Vertretungsplaner von vorgesetzten Dienststellen darauf hingewiesen, dass Stundenausfälle und -verschiebungen nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Das bloße Abheften des Vertretungsplans wird dafür nicht ausreichen, da aus dem Aushang nur in den seltensten Fällen die Gründe für eine Planänderung (Krankheit, Fortbildung…) hervorgeht.
An unserer Schule hat sich das der sogenannte “Gelbe Zettel” (Download am Ende des Artikels) gut bewährt. Seinen Namen bekam das Formular aufgrund der Papierfarbe, die sich deutlich von sonstigen Dokumenten in der Verwaltung abhebt. Dies ist auch erforderlich, wenn der Planer möglichst frühzeitig über Engpässe und Planänderungen informiert sein möchte.
Das Verfahren selbst ist denkbar einfach: Ein Stoß dieser Vorlagen liegt im Lehrerzimmer aus. Sobald ein Kollege eine Planänderung absehen kann, greift er eine Vorlage ab und trägt die gewünschte Änderung ein. Anschließend wird die Vorlage beim Schulleiter eingereicht, der das Vorhaben genehmigt. Unmittelbar nach der Genehmigung landet der “gelbe Zettel” beim Vertretungsplaner, der die Planänderung im Vertretungsplanprogramm eingibt und so idealer Weiser lange Zeit im Voraus über Engpässe informiert ist, um für Schüler wie Lehrer eine möglichst optimale Vertretungsregulierung zu finden. Abschließend wird der Zettel chronologisch in einem Ordner abgeheftet. Der Ausdruck des Vertretungsplans wird später bei den entsprechenden Zetteln abgelegt, so dass alle Planänderungen nachvollziehbar dokumentiert sind.
Kleiner Tipp zum Schluss: Die Zettel sollten bereits gelocht werden, bevor sie im Lehrerzimmer ausgelegt werden. Dann muss man nicht mehrfach am Tag zum Locher greifen, sondern hat alles in einem Arbeitsgang erledigt.