In regelmäßigen Abständen werden Vertretungsplaner von vorgesetzten Dienststellen darauf hingewiesen, dass Stundenausfälle und -verschiebungen nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Das bloße Abheften des Vertretungsplans wird dafür nicht ausreichen, da aus dem Aushang nur in den seltensten Fällen die Gründe für eine Planänderung (Krankheit, Fortbildung…) hervorgeht.
An unserer Schule hat sich das der sogenannte “Gelbe Zettel” (Download am Ende des Artikels) gut bewährt. Seinen Namen bekam das Formular aufgrund der Papierfarbe, die sich deutlich von sonstigen Dokumenten in der Verwaltung abhebt. Dies ist auch erforderlich, wenn der Planer möglichst frühzeitig über Engpässe und Planänderungen informiert sein möchte.
Das Verfahren selbst ist denkbar einfach: Ein Stoß dieser Vorlagen liegt im Lehrerzimmer aus. Sobald ein Kollege eine Planänderung absehen kann, greift er eine Vorlage ab und trägt die gewünschte Änderung ein. Anschließend wird die Vorlage beim Schulleiter eingereicht, der das Vorhaben genehmigt. Unmittelbar nach der Genehmigung landet der “gelbe Zettel” beim Vertretungsplaner, der die Planänderung im Vertretungsplanprogramm eingibt und so idealer Weiser lange Zeit im Voraus über Engpässe informiert ist, um für Schüler wie Lehrer eine möglichst optimale Vertretungsregulierung zu finden. Abschließend wird der Zettel chronologisch in einem Ordner abgeheftet. Der Ausdruck des Vertretungsplans wird später bei den entsprechenden Zetteln abgelegt, so dass alle Planänderungen nachvollziehbar dokumentiert sind.
Kleiner Tipp zum Schluss: Die Zettel sollten bereits gelocht werden, bevor sie im Lehrerzimmer ausgelegt werden. Dann muss man nicht mehrfach am Tag zum Locher greifen, sondern hat alles in einem Arbeitsgang erledigt.
Danke! Das macht wirklich Sinn. Die Planänderung, die mir Kollege Müller-Wipperstedt auf dem Weg zum Klo hinterher gerufen hat, landet nämlich meist nicht im V-Plan.
Die anderen briefmarkengroßen Zettelchen, auf denen Kollegen Änderungswünsche für eine ganze Woche notiert haben, sind in Nullkommanix in dem Bermudadreieck meines Schreibtisches verschollen.
Mit Ihrer Erlaubnis würde ich dieses Verfahren gerne in unserer Schule vorschlagen. Darf ich dafür Ihre Vorlage schnorren?
@Monika: Klar, dafür ist die PDF-Datei am Ende des Beitrags doch gedacht…
Bei uns wird das sehr lax gehandhabt, unser bisheriger Stellv ist da nachlässig. (Unter welchen Umständen ist das eigentlich wichtig? Ich bin erst kurz dabei, aber ich fand bisher das Abheften des Stundenplanaushangs auch schon übertrieben, weil doch Untis alle Daten speichert. Damit lassen sich doch alle Planungen nachvollziehen – oder sehe ich da etwas falsch?
Dirk
Das Formular ist aber eine gute Anregung – wir haben sowas für die interne Abwicklung des Stundenplanteams. Ist aber eine überlegenswerte Variante, dass die Kollegen selbst die Änderungen auf Papier einreichen, statt sie zwischen Tür und Angel zu diktieren.