Die Schülerakte – Die Ausgangssituation

An meiner Schule existieren mindestens vier Akten für jeden einzelnen Schüler. Nun haben wir seit einem Jahr eine neue und engagierte Sekretärin, die endlich die Initiative ergreift, um eine Vereinheitlichung zumindest der im Sekretariat geführten Akten anzustreben. Zur Zeit sammeln wir die Anforderungen und Wünsche an das neue Aktensystem und wälzen die Kataloge der Büroausstatter. Unsere Gedanken und Überlegungen werde ich hier in einer kleinen Artikelreihe dokumentieren.

Beginnen wir mit der Ausgangslage:

  1. Die Karteikarte mit persönlichen Daten, Angaben zur Schullaufbahn sowie Anschriften der Eltern steht in Klarsichthüllen verpackt im Sekretariat. Auf die Rückseite der Karteikarten werden jeweils zu den Halb- und Jahreszeugnissen die Leistungen eingetragen. Einige Lehrer stecken wichtige Dokumente wie Atteste oder Tadel in die Klarsichthülle – leider nicht alle.
  2. Die Anmeldeformulare werden zusammen mit den von der Grundschule übersandten Dokumenten (v.a. Zeugnisse) in Aktenordnern abgeheftet. Die Ordner sind beschriftet mit dem Schuljahr, in dem die enthaltenen Anmeldungen erfolgten. Dies führt zur Sucherei, wenn ein Kind erst nach der Klasse 5 an unsere Schule wechselt: Rechnet man wie gewohnt rückwärts („Max ist jetzt in Klasse 9, dann wurde er im Schuljahr 2004/05 bei uns eingeschult“), sucht man lange vergeblich in diesem Ordner. Stattdessen muss man die Karteikarte (s.o.) heraussuchen, dort das Datum der Anmeldung ablesen und kann daraufhin zielgerichtet den passenden Ordner greifen.
  3. Für die Wahlpflichtfach-Wahl werden im Sekretariat weitere Ordner geführt. Pro Schüler wird der von Schülern und Eltern unterschriebene Wahlbogen abgelegt – dies mindestens zwei Mal im Schülerleben.
  4. Darüber hinaus gibt es vielfach die Handakten der Klassenleiter. Darin protokollieren sie Telefonate und Gespräche mit Eltern und Absprachen mit Schülern. Oft werden darin auch Entschuldigungen abgeheftet. Leider hat hier jeder Lehrer sein eigenes System entwickelt, so dass z.B. im Krankheitsfall die Informationen in der Regel nicht genutzt werden können. Hinzu kommt, dass es einzelne Kollegen mit der Dokumentation nicht sehr genau nehmen. Bei diesen findet man dann häufig auch Entschuldigungen in die Pulte gequetscht- eine Steilvorlage für die Beschwerdeführung wegen unentschuldigter Fehlzeiten.
  5. Natürlich existiert auch eine elektronische Schülerkartei im Schulverwaltungsprogramm. Diese könnte den Umgang mit den vielfältigen Daten erleichtern, doch ich erlebe nun schon an der zweiten Schule, wie sich die Schulleitungen vergeblich abmühen, die Kollegen zur Pflege des Datenbestands anzuhalten – oft machen sie es auch selbst nicht. Die Gründe sind vielfältig und meines Erachtens nachvollziehbar, würden den Rahmen dieses Beitrags aber sprengen.

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