Vertretungsplan nachhaltig und transparent dokumentieren

In regelmäßigen Abständen werden Vertretungsplaner von vorgesetzten Dienststellen darauf hingewiesen, dass Stundenausfälle und -verschiebungen nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Das bloße Abheften des Vertretungsplans wird dafür nicht ausreichen, da aus dem Aushang nur in den seltensten Fällen die Gründe für eine Planänderung (Krankheit, Fortbildung…) hervorgeht.

Formular "Gelber Zettel"An unserer Schule hat sich das der sogenannte „Gelbe Zettel“ (Download am Ende des Artikels) gut bewährt. Seinen Namen bekam das Formular aufgrund der Papierfarbe, die sich deutlich von sonstigen Dokumenten in der Verwaltung abhebt. Dies ist auch erforderlich, wenn der Planer möglichst frühzeitig über Engpässe und Planänderungen informiert sein möchte.

Das Verfahren selbst ist denkbar einfach: Ein Stoß dieser Vorlagen liegt im Lehrerzimmer aus. Sobald ein Kollege eine Planänderung absehen kann, greift er eine Vorlage ab und trägt die gewünschte Änderung ein. Anschließend wird die Vorlage beim Schulleiter eingereicht, der das Vorhaben genehmigt. Unmittelbar nach der Genehmigung landet der „gelbe Zettel“ beim Vertretungsplaner, der die Planänderung im Vertretungsplanprogramm eingibt und so idealer Weiser lange Zeit im Voraus über Engpässe informiert ist, um für Schüler wie Lehrer eine möglichst optimale Vertretungsregulierung zu finden. Abschließend wird der Zettel chronologisch in einem Ordner abgeheftet. Der Ausdruck des Vertretungsplans wird später bei den entsprechenden Zetteln abgelegt, so dass alle Planänderungen nachvollziehbar dokumentiert sind.

Kleiner Tipp zum Schluss: Die Zettel sollten bereits gelocht werden, bevor sie im Lehrerzimmer ausgelegt werden. Dann muss man nicht mehrfach am Tag zum Locher greifen, sondern hat alles in einem Arbeitsgang erledigt.

Formular „Gelber Zettel“ (PDF-Datei)

Regelmäßige Pausendienstbesprechungen mit Untis

Mit Beginn des zweiten Halbjahres haben wir eine wöchentliche Dienstbesprechung eingeführt: Immer montags in der 1. Pause geben Schulleitung und Kollegium einen Ausblick auf die anstehende Woche. Eine gute Sache!

Knifflig war die Pausenaufsichtsregelung: Während der Dienstbesprechung muss die Aufsicht natürlich gewährleistet werden. Es sollte jedoch nicht immer die gleichen Kollegen dazu verdonnert sein, sich bei Kollegen oder über das Protokoll über die Ergebnisse zu informieren (wenngleich es sicher einige Freiwillige gegeben hätte). Stattdessen soll die Aufsicht rotieren, so dass jeder mal an der Reihe ist.
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Benutzerfreundliche IT in der Schulverwaltung

Im vergangenen Frühjahr habe ich mich in das Stundenplanprogramm Untis eingearbeitet und komme – dank mitunter sehr qualifizierter Fortbildungsveranstaltungen – auch gut damit zurecht. Im Spätsommer folgte eine Umstellung des Schulverwaltungsprogramms von IBIS auf Hera. Die Daten ließen sich zwar relativ unproblematisch übernehmen, doch bis alle administrativen Prozesse – vom Ausstellen der Schulbescheinigung über das Schreiben „blauer Briefe“ bis zum Zeugnisdruck – vom Programm unterstützt werden, dauert es noch etwas.
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Unterrichtsverteilung & Schülerverwaltung

Auf zwei Konzepte bin ich am Wochenende gestoßen, die beide das Zeug haben, die Verwaltungsarbeit zu erleichtern. Ich bin gespannt auf die fertige Umsetzung!

Im Sommer habe ich über die unkomfortable Gestaltung der Unterrichtsverteilung auf einem großen Plakat mit Papier und Bleistift berichtet. Eben hat mir ein Kollege den Entwurf für eine Umsetzung in Excel gezeigt, in der alle relevanten Berechnungen automatisch vollzogen werden. Das allein wäre ja keine Kunst, aber die Bedienung ist noch dazu sehr einfach und funktional. Schade, dass wir bei den anstehenden Umverteilungen Ende Januar ohne das großartige Werkzeug auskommen müssen.

TeacherTool - Screenshot

Digitale Notenbücher für Palm und Windows Mobile gibt es schon länger, doch auf dem iPhone bzw. iPod touch noch nicht. Doch dies kann sich bald ändern, wenn Udo Hilwerling die Arbeit an seinem Projekt „Teachertool“ abgeschlossen hat. Die Screenshots sind bereits sehr vielversprechend – einfach mac-like eben 🙂 Ich werde das Projekt im Auge halten.

Fehlende Äste

Ein Kollege beschrieb treffend die Auswirkung der Schulstrukturdebatte rund um die Realschule plus auf die Leitungsebenen der betroffenen Schulen:

Man klatscht in die Hände, woraufhin die Vögel aufgeregt auffliegen. Kehrt wieder Ruhe ein, landen sie wieder auf ihrem angestammten Ast – würde nicht plötzlich ein Ast fehlen.

Tatsächlich ist es so, dass die Leitungspositionen neu ausgeschrieben werden und sich Funktionsstelleninhaber neu bewerben müssen. Fusionieren zwei größere Schulen, wird eine Stelle in der Leitungsebene eingespart.

Auf diese Weise könnte man die ein oder andere Fehlbesetzung der Vergangenheit korrigieren. Leistung auch in der Leitungsebene zu fordern und zu fördern halte ich grundsätzlich für den richtigen Weg, würde er denn nur konsequent umgesetzt. Aber bitte nachhaltig und nicht in einer einmaligen Aktion.

Denn was ist die Folge? So mancher Funktionsinhaber wird auf Nummer sicher gehen und sich an mehreren Schulen bewerben, um unterzukommen. Mit der Zahl der Bewerber werden die Besetzungsverfahren langwieriger und aufwändiger.

Nicht nachzuvollziehen ist darüber hinaus, warum die Neuausschreibungen nur für fusionierende Haupt- und Realschulen erfolgen sollen – sollten sich die Gerüchte bewahrheiten. Regionale und Duale Oberschulen nämlich, die 2009 automatisch zur „Realschule plus“ umbenannt werden sollen, behalten die bestehende Schulleitung. Fusioniert eine Haupt- oder Realschule mit einer Regionalen oder Dualen Oberschule – beide in der Regel ehemalige Hauptschulen -, soll die Leitung des bereits integrativen Systems die Gesamtleitung übernehmen.

Für den Start der neuen Schulform eine unbefriedigende Ausgangssituation…