Papierloses Büro (1): Yep zum Schnäppchenpreis

Seit Anfang Januar passe ich sukzessive meinen Arbeitsgewohnheiten an, um die alltäglich anfallende Papiermenge bewältigen zu können. Von Zeitungsartikeln, die man irgendwann mal einsetzen könnte, über Entschuldigungen, Arbeitsblätter, Konferenzprotokollen und Schülerarbeiten kommt da einiges zusammen. Ziel ist es, die Papierflut möglichst effektiv so zu verarbeiten, dass man im Bedarfsfall schnell wieder darauf zugreifen kann.

Anlass für den heutigen Einstieg in die Artikelserie zum Thema „papierloses Büro“ ist ein aktuelles Angebot bei Maczot: Das einfach zu bedienende Dokumentenmanagementtool Yep! gibt es dort heute zum Schnäppchenpreis.

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Statt 34 USD sind im Rahmen der heutigen Maczot-Aktion nur 19,95 USD, also gerade einmal rund 13,00 EUR, fällig. Eine Beschreibung des (leider) nur für den Mac erhältlichen Programms liefert Carsten Schabacker. Ich verwende (noch) das mächtige DEVON think, über das ich in einer der nächsten Folgen berichten werde. Yep! werde ich mir über die Osterfeiertage aber genauer anschauen.

USB-Stick verschlüsseln

TrueCrypt.jpgVöllig zu recht weist Kollege Jochen Lüders darauf hin, dass sensible Schülerdaten auf USB-Sticks zumindest verschlüsselt abgespeichert werden sollten – falls überhaupt. Das von ihm empfohlene Kryptoprogramm Challanger funktioniert jedoch lediglich auf Windows-Systemen.

TrueCrypt ist eine Alternative für alle, die plattformübergreifend Daten verschlüsseln wollen. Das Programm steht, kostenlos für die privaten wie kommerzielle Nutzung, für Windows, Linux und natürlich den Mac zur Verfügung.

Besonders praktisch finde ich die Möglichkeit, sogenannte „Hidden Volumes“ anzulegen: Diese werden versteckt auf dem USB-Stick abgelegt und werden vom 08/15-User nicht entdeckt. Wer nicht weiß, dass es ein Passwort zu hacken gibt, versucht es meist erst gar nicht.

Getting Things Done-Software am Mac

gtd.jpgGetting Things Done, kurz GTD, ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen. Bereits vor ein paar Monaten habe ich das Buch gelesen und erste Anregungen in den täglichen Workflow übernommen. Nun möchte ich vertieft einsteigen und die zu erledigenden Aufgaben von meinem Mac verwaltet wissen.

Inzwischen gibt es eine breite Palette entsprechender Programme. Die im Betriebssystem Leopard integrierte Lösung aus Mail und iCal scheidet aus, solange man nicht mehrere Aufgaben zu einem Projekt zusammenfassen und v.a. erledigte Aufgaben im Programm Mail ausblenden kann.

Doch es gibt zahlreiche Alternativen. Hier die Klassiker: iGTD (kostenlos, in Kürze erscheint Version 2), Inbox (35 USD, GTD-inspiriert, auch hier steht Version 2 in den Startlöchern), OmniFocus (mit rund 80 USD das teuerste, aber auch umfangreichste Programm), TaskPaper (18,95 USD, minimalistisch) und der jüngste Spross Things der deutschen Softwareschmiede CulturedCode (39/49 USD, derzeit im Beta-Stadium – die fertige Version erscheint im Frühjahr).

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Mac-Software unschlagbar günstig

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Bei MacHeist (Affiliate-Link) gibt es in den nächsten zehn Tagen ein attraktives Paket bestehend aus elf professionellen Mac-Programmen: Statt 368 USD zahlt man gerade mal 49 USD, umgerechnet rund 33,50 EUR. 25 % des Verkaufserlöses gehen an anerkannte gemeinnützige Institutionen.

Ich selbst habe 1Password, CSSEdit und v.a. Snapz Pro bereits seit einiger Zeit im Einsatz und kann sie uneingeschränkt weiterempfehlen. Snapz Pro ist das „wertvollste“ Programm im MacHeist-Bundle: Es kostet regulär 69 USD, ist also glatte 20 USD günstiger zu haben.

Backups zum Jahresabschluss

backup2007.jpgMeine Dokumente werden stündlich via TimeMachine auf einer externen Festplatte gespeichert. Wichtige Dokumente wie Notenlisten, Arbeitsblätter, Elternbriefe etc. kopiere ich zusätzlich zwei Mal in der Woche auf einem Internet-Server (.Mac), damit im Falle eines Hausbrandes oder Einbruchs nicht gleich alles verloren ist. Zu diesem Backup, das aus Gründen des Datenschutzes selbstverständlich verschlüsselt wird, gehören auch private Dokumente wie eingescannte EC-Karten, Versicherungsdokumente und Zeugnisse. Damit das Anlegen der Sicherheitskopien nicht vergessen wird, ist der Vorgang automatisiert. Positiver Nebeneffekt: Ich habe keine Arbeit und dennoch ein recht sicheres Gefühl.

Zwei Mal im Jahr wühle ich mich zusätzlich per Hand durch den Datenwust: In den Sommerferien brenne ich alle im letzten Schuljahr angelegten schulischen Dokumente auf eine CD-ROM. Der Schuljahresrückblick wird abgerundet durch eine Word-Datei, in der ich mir selbst über die vergangenen Monate Rechenschaft ablege (dazu im Sommer vielleicht mehr). Die letzten Tage des Dezembers widme ich vorrangig den privaten Dateien wie Kontoauszügen, E-Mails usw.
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