Die Schülerakte – Die Ausgangssituation

An meiner Schule existieren mindestens vier Akten für jeden einzelnen Schüler. Nun haben wir seit einem Jahr eine neue und engagierte Sekretärin, die endlich die Initiative ergreift, um eine Vereinheitlichung zumindest der im Sekretariat geführten Akten anzustreben. Zur Zeit sammeln wir die Anforderungen und Wünsche an das neue Aktensystem und wälzen die Kataloge der Büroausstatter. Unsere Gedanken und Überlegungen werde ich hier in einer kleinen Artikelreihe dokumentieren.

Beginnen wir mit der Ausgangslage:
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Benutzerfreundliche IT in der Schulverwaltung

Im vergangenen Frühjahr habe ich mich in das Stundenplanprogramm Untis eingearbeitet und komme – dank mitunter sehr qualifizierter Fortbildungsveranstaltungen – auch gut damit zurecht. Im Spätsommer folgte eine Umstellung des Schulverwaltungsprogramms von IBIS auf Hera. Die Daten ließen sich zwar relativ unproblematisch übernehmen, doch bis alle administrativen Prozesse – vom Ausstellen der Schulbescheinigung über das Schreiben „blauer Briefe“ bis zum Zeugnisdruck – vom Programm unterstützt werden, dauert es noch etwas.
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